Einstieg bei der Rhenus Automotive

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns in der Rhenus-Gruppe besonders wichtig. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung wir uns im Bewerbungsverfahren verpflichten.

Name und Anschrift des Verantwortlichen:

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Rhenus SE & Co. KG
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Deutschland
Tel.: +49 (0)2301 29-0
E-Mail: info@rhenus.com
Website: www.rhenus.group

Name und Anschrift des Group Datenschutzbeauftragten:

Oliver Köhler
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Deutschland
E-Mail: datenschutz@rhenus.com
Website: www.rhenus.group

Bei Fragen oder Anregungen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an:

Rhenus Assets & Services GmbH & Co. KG
Group Employer Branding & Recruiting
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Mail: recruiting@rhenus.com
Telefon: +49 (0)2301 29 0 

UPDATE: Änderung des Bewerbermanagementsystems

Ab dem 01.11.2024 werden wir in der Rhenus Gruppe ein neues Bewerbermanagementsystem einführen, welches schrittweise bereits eingesetzte Bewerbermanagementsysteme in der Rhenus Gruppe ersetzen wird. Sollte das bereits existierende Bewerbermanagementsystem abgelöst werden, bevor der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, werden aktive Kandidaten mit ihrer Bewerbungshistorie in das neue System transferiert.

Das neue Bewerbermanagementsystem wird von einem Auftragnehmer im Rahmen einer Auftragsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO betrieben. Wir nutzen hierzu das Tool Workday, einen Dienst der Workday Limited, The King’s Building, May Lane, Dublin 7, Ireland. Ihre personenbezogenen Daten werden bei diesem Auftragsverarbeiter auf einem Server in Deutschland gespeichert. Das Tool Workday bietet uns die Möglichkeit die Kandidatenerfahrung im Bewerbungsprozess zu verbessern und den Einstellungsprozess zu beschleunigen. Im Vergleich zum bisher genutzten System, bietet das Workday Produkt den Kandidaten die Möglichkeit, sich einen Kandidatenaccount anzulegen. Über diesen Account kann der Status der Bewerbungen und zu erledigende Aufgaben eingesehen werden. Der Account ist nicht verpflichtend und wird nicht automatisch für transferierte Kandidaten erstellt.

Die Übertragung der Daten der aktiven Bewerber wird ab dem 01.11.2024 automatisch erfolgen. Bis dahin können Sie sich weiterhin über unser Karriereportal bewerben. Sind Sie mit dem Vorgehen nicht einverstanden, können Sie jederzeit widersprechen.

Welche Informationen werden erfasst?

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert.

Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wird diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen vernichten wir datenschutzkonform.

Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wird diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen vernichten wir datenschutzkonform oder senden Sie zurück.

Sie können Ihre Unterlagen jederzeit aktualisieren oder korrigieren. Senden Sie uns hierfür bitte die neuen Unterlagen oder Änderungswünsche per E-Mail an: 
recruiting@rhenus.com.

Wozu werden die erfassten personenbezogen Daten verwendet?

Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten und im Verlauf des Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Weiterhin können wir rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO unterliegen, sowie eine Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vornehmen, etwa zur Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen und Optimierung des Bewerbermanagements.

Soweit Sie uns darüber hinaus eine Einwilligung erteilt haben, z. B. für den Bewerberpool oder für die Weiterleitung Ihrer Bewerbung an eine andere Rhenus-Gesellschaft, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese können Sie jederzeit unter den o.g. Kontaktmöglichkeiten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Im Falle einer Bewerbung eines schwerbehinderten Menschen, sind wir des Weiteren gemäß § 164 Sozialgesetzbuch (SGB) IX dazu verpflichtet, die Schwerbehindertenvertretung, unmittelbar nach Eingang der Bewerbung, zu unterrichten. Die Schwerbehindertenvertretung darf alle erforderlichen Unterlagen einsehen.

Wie gewährleisten wir die Sicherheit Ihrer Daten?

Das Bewerbermanagementsystem wird von einem Auftragnehmer im Rahmen einer Auftragsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO und nach den Vorgaben der Rhenus-Gruppe betrieben. Wir nutzen hierzu das Tool “Concludis”, einen Dienst der concludis GmbH, Auenweg 3, 50679 Köln. Die Daten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert. Bei der Übertragung Ihrer Daten an die Rhenus-Gruppe werden diese automatisch verschlüsselt (SSL-Verschlüsselung). Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei stets dem aktuellen Stand der Technik.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Unterlagen für weitere 90 Tage archiviert und danach automatisch und vollständig gelöscht. Sie erhalten hierüber per E-Mail eine entsprechende Bestätigung.

Sollten Sie eine vorzeitige Löschung wünschen, senden Sie uns bitte einen kurzen Hinweis per E-Mail an: recruiting@rhenus.com.

Was bedeutet die Aufnahme in den Bewerberpool?

Die Aufnahme in den Bewerberpool der Rhenus-Gruppe ist freiwillig und erfolgt gegebenenfalls auf separate Einladung. Wenn Sie sich für die Aufnahme in unseren Bewerberpool entscheiden, können Ihre personenbezogenen Daten von den Entscheidungsträgern der Rhenus-Gruppe zum Zwecke möglicher Stellenbesetzungen eingesehen werden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte außerhalb der Rhenus-Gruppe erfolgt nicht.

Die Aufbewahrungsdauer im Bewerberpool beträgt zunächst 180 Tage. Danach erhalten Sie von uns eine E-Mail mit Verlängerungsoption. Bestätigen Sie diese innerhalb von 14 Tagen nicht, werden Ihre Daten ordnungsgemäß gelöscht.

Sollten Sie eine vorzeitige Löschung aus dem Bewerberpool wünschen, senden Sie uns bitte einen kurzen Hinweis per E-Mail an: recruiting@rhenus.com. Wir löschen Ihre Daten dann umgehend.  

Was passiert bei parallelen Bewerbungsverfahren in der Rhenus-Gruppe?

Sollten Sie sich gleichzeitig auf mehrere Positionen innerhalb der Rhenus-Gruppe beworben haben, so erlangen die suchenden Fachbereiche, bei denen Sie an einem Bewerbungsverfahren teilnehmen, Kenntnis hierüber. 

Entsprechendes gilt, wenn Sie sich nach einer Absage innerhalb der Aufbewahrungsfrist Ihrer Unterlagen von 90 Tagen auf eine andere Vakanz in der Rhenus-Gruppe bewerben.

Ihre Rechte als betroffene Person

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt sind, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erhoben, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht (Art. 7 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir sind berechtigt, diese Datenschutzerklärung jederzeit und ohne vorherige Mitteilung zu aktualisieren oder zu ändern. Das bestehende Datenschutzniveau wird dabei selbstverständlich beibehalten. 

Stand 14.10.2024

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The Rhenus Group takes the protection of your personal data very seriously. We would, therefore, like to let you know about the details of our Privacy Policy which we always adhere to during an application process.

Name and address of the controller:

Rhenus SE & Co. KG
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
GermanyDeutschland
Tel.: +49 (0)2301 29-0
E-Mail: info@rhenus.com
Website: www.rhenus.group

Name and address of the Group Data Protection Officer:

Oliver Köhler
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Germany
E-Mail: dataprotection@rhenus.com
Website: www.rhenus.group

In case you have any questions or suggestions regarding the application process, please contact:

Rhenus Assets & Services GmbH & Co. KG
Group Employer Branding & Recruiting
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Mail: recruiting@rhenus.com
Telefon: +49 (0)2301 29 0 

UPDATE: Change of Application Tracking System

From November 1, 2024, we will introduce a new applicant management system in the Rhenus Group, which will gradually replace the applicant management systems already in use in the Rhenus Group. If the existing applicant management system is replaced before the application process is completed, active candidates and their application history will be transferred to the new system.

The new applicant management system will be operated by a contractor as part of a contract agreement in accordance with Art. 28 GDPR. We use the tool Workday, a service of Workday Limited, The King's Building, May Lane, Dublin 7, Ireland. Your personal data is stored by this processor on a server in Germany. The Workday tool offers us the opportunity to improve the candidate experience in the application process and to speed up the recruitment process. In comparison to the system previously used, the Workday product offers candidates the opportunity to create a candidate account. This account can be used to view the status of applications and tasks to be completed. The account is not mandatory and is not automatically created for transferred candidates.

The transfer of data for active candidates will take place automatically from 01.11.2024. Until then, you can continue to apply via our career portal. If you do not agree with this procedure, you can object at any time. 

What information is stored?

When you send us your online application, it is automatically read and filed in our application management system. All documents sent with your application (cover letter, CV, diplomas and other certificates) and all the information contained in these documents are also stored in this system.

If you hand in your application in person or send it to us by post, it is first digitised and then also filed in our application management system. The original documents get destroyed in accordance with data protection regulations or are returned to you.

You can update and amend your documents whenever you wish. To do this, simply send an email to recruiting@rhenus.com and attach your new documents or let us know what changes you wish to be made.

What is this stored personal data used for? 

We process the data that was sent by you during the application process to perform the application process. The processing of your personal data is carried out lawfully, in accordance with Art. 6 Paragraph 1 Letter b GDPR and § 26 Paragraph 1 Sentence 1 BDSG (german law). Furthermore we might subject to legal obligations in accordance with Art. 6 Paragraph 1 Sentence 1 Letter c GDPR, and carry out processing to protect our legitimate interests via Art. 6 Paragraph 1 Letter f GDPR, for example regards to the assertion and defense of claims and optimization of the applicant tracking system.

In case you have given us permission, for example to add your application to the talent pool or forward it to a different Rhenus-company, we process this data in regards to Art. 6 Paragraph 1 Letter a GDPR. You can withdraw this permission for future purpose anytime at the contact details mentioned above.

In the case of a severely disabled person we are obligated according to § 164 Social Code (SGB) IX (german law) to inform the committee that is representing the severely disabled people. The committee is allowed to get access to all necessary data.

How do we ensure your data is secure?

Our application management system is operated by a processorcontractor in accordance with the rules and regulations of the Rhenus Group as part of an data processingorder agreement in accordance with Art. 28 GDPR. We use the "Concludis" tool, a service provided by concludis GmbH, Auenweg 3, 50679 Cologne, Germany. The data is stored on a server in Germany. Your data is automatically sent to the Rhenus Group in encrypted form (SSL encryption). The latest technology is always used to keep your data secure.

How long is your data stored in our system?

After completion of the application process, your documents will be archived for another 90 days and then automatically and completely deleted. You will receive a corresponding confirmation of this by e-mail.

If you wish to have your data deleted earlier, please send us a short note by e-mail to: recruiting@rhenus.com.

What exactly does it mean, if your documents are added to our applicant pool?

Inclusion in the Rhenus Group applicant pool is voluntary and, if applicable, is by separate invitation. If you decide to join our applicant pool, your personal data may be viewed by decision-makers at the Rhenus Group for the purpose of possible job placements. Your data will not be passed on to third parties outside the Rhenus Group.

The retention period in the applicant pool is initially 180 days. After that, you will receive an e-mail from us with an extension option. If you do not confirm this within 14 days, your data will be duly deleted.

If you wish to be deleted from the applicant pool prematurely, please send us a short note by e-mail to: recruiting@rhenus.com. We will then delete your data immediately. 

What happens if you are applying for two or more jobs within the Rhenus Group at the same time?

If you have applied for several positions within the Rhenus Group, then the departments looking to fill the vacancies you have applied for will be informed of this. 
The same applies, if you are turned down for a job and then apply for another position within the Rhenus Group during the standard 90-day period we retain your documents.

The rights of data subject

Right of access (Art. 15 GDPR)

You have the right to request confirmation as to whether personal data concerning you is being processed; If this is the case, you have the right to receive an information about this personal data and to the information listed in detail.

Right to rectification (Art. 16 GDPR)

You have the right to immediately request the correction of incorrect personal data concerning you and, if necessary, the completion of incomplete data.

Right to erasure (Art. 17 GDPR)

You have the right to request that personal data concerning you be deleted immediately if one of the reasons listed in detail in Article 17 GDPR applies.

Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)

You have the right to request that processing be restricted if one of the conditions listed in Article 18 GDPR is met, e.g. if you have objected to the processing, for the duration of the review by the person responsible.

Right to data portability (Art. 20 GDPR)

In certain cases, which are listed in detail in Art. 20 GDPR, you have the right to receive the personal data concerning you in a structured, common and machine-readable format or to request that this data be transmitted to a third party.

Right to object (Art. 21 GDPR)

If data is based on Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR (data processing to protect legitimate interests) or on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. e GDPR (data processing to protect public interest or exercise of official authority), you have the right to object to the processing at any time for reasons relating to your particular situation. We will then no longer process the personal data unless there are demonstrably compelling legitimate reasons for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.

Right of withdrawal (Article 7 GDPR)

If the processing of data is based on your consent, you are entitled to revoke your consent to the use of your personal data at any time in accordance with Art. 7 Para. 3 GDPR. Please note that the revocation will only take effect in the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this.

Right to complain to a supervisory authority (Article 77 GDPR)

According to Art. 77 GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority if you believe that the processing of your data violates data protection regulations. The right to lodge a complaint can be asserted in particular with a supervisory authority in the Member State of your habitual residence, your place of work or the place of the alleged violation.

Updating our Privacy Policy

We reserve the right to update or change this Privacy Policy at any time and without prior notice. The existing standard of data protection shall, of course, be maintained. An email will be sent to you immediately informing you of any changes made to this Privacy Policy .

As of: October 14th, 2024